1分でも早く帰宅したい!仕事を高速化するエクセルのチカラ

パソコンに向かう男性の画像こんにちは。当サイト管理人の「超文系リーマン」です。
名前のとおり超文系な人間なのですが、ある出来事がきっかけでエクセルを活用して仕事を効率化することに目覚め、そこから勉強を続けて今に至っています。

当初は「早く帰りたい!休みに仕事したくない!」の一心で始めたエクセルですが、今では少~しだけ冷静になっていて、「時間は有限!同じ結果なら短時間で済ませた方がいい」という理念に変わりました。うん、こっちの方がしっくり来る。

もちろん、エクセルは非常に奥の深いソフトなので、その全てをマスターできているワケではありませんし、全てをマスターしようとも思っていません。目的はあくまでも時間の短縮化であり、エクセルはそのための手段のひとつに過ぎません。
ただ、全てをマスターしていなくても仕事の効率化はできています。少しずつ効率化していって、浮いた時間で出来るコトを一つずつ増やしていければいいと思います。コレについては後で、時間の再投資のところで補足します。

当サイトでは、そんなエクセルを使った仕事効率化のワザを中心に紹介していきます。あなたにとって、それらの内の一つでもお役に立てれば幸いです。

文系脳の管理人でもエクセルが使えているワケ

さて、ハンドルネームに「超文系」を謳っている管理人ですが、どれほどの文系脳なのかをお伝えしておきますね。正直、恥さらしもいいトコなんですが・・・。

管理人の苦手なこと

  1. いまだに2桁の引き算がニガテ、掛け算なんてもってのほか
  2. 高校時代、数学の実力テストで200点満点中 0点(←真面目に回答した)
  3. セール等で「20%OFF!」などの暗算が遅い(笑)

挙げればキリがありませんが、概ねこんな感じで四十年以上、生きてきました。
暗算も数学のテストも出来るに越したことはありません。マジメに勉強してこなかった僕の責任です。

でも、それでもエクセルを使えています。
いえ、使えているというのは実は勘違いで、むしろエクセルに助けてもらっていると表現するのが正しいかもしれません。

エクセルは表計算ソフトですから、計算は得意中の得意。あっという間に正解を表示してくれます。数学のテストに出てくるような難しい数式を書かなくても、あらかじめ用意された関数を使えば効率的に仕事を進めていくことが出来ます。計算の早さにおいては、どう考えても僕ら人間はコンピューターには勝てる要素がないのです。

ということは、僕たちユーザーはエクセルに最適な答えを出してもらうための問題設定のほうに注力すべきなのではないでしょうか?
管理人はかなりの面倒くさがり屋なので毎回毎回、同じような資料を作成するのが本当に苦痛です。そこで、どうすればそのルーティンワークを極力減らせるのか?そればかり考えています。

コレって、僕自身は計算そのものはしていないんです。あくまでも仕組みを組み立てるだけ。その仕組さえ作り上げてしまえば、あとはエクセルが面倒な繰り返し処理を行なってくれます。まさに面倒な作業はエクセルに丸投げです。でも、これでいいと思っています。
この考え方こそが、超文系脳の管理人でもエクセルを使って効率化が出来ているコツだと思っています。

では、その効率化について、管理人の考え方をお伝えしていきますね。

効率化して浮いた時間を、更なる効率化に再投資する

この項でお話することは、あくまでも管理人個人の持論です。したがって一般論とは相違があるかもしれませんが、その点はご了承下さい。
その上でお話ししたいのが、これです。

「効率化して浮いた時間を、次なる効率化の発掘に再投資する」
分かりにくいかもしれないので、どういうことか説明します。

効率化の具体例

Aさんは毎日、ある書類の作成に30分掛かっています。
しかし、この実績表の作成時間を10分でできるエクセルのワザが見つかったため、20分の時間短縮に成功しました。

Aさんは効率化によって、毎日20分の時間が浮いたことになりますが、この浮いた20分をどう使うか?というお話です。

営業マンであれば訪問件数を1件増やせますね。時には休憩の時間に充てるのもいいでしょう。ただ、欲を言えばこの20分を別の効率化のために使って欲しいのです。当サイトでは、これを「再投資」と呼んでいます。浮いた時間に満足することなく、本来なかったはずの時間を次の効率化に投入するのです。

毎日20分の短縮化という事は一週間で100分、月換算ではざっくり400分浮く計算になります。約6時間半です。
この6時間半を使ってエクセルを勉強したり、次に効率化できそうなポイントを探すことで、さらに余剰時間を生むことが可能になります。これは今まで効率化を重視していなかった人ほど、沢山の改善ポイントが見つかるはずです。
こうして、浮いた時間をさらなる効率化のために再投資するサイクルを作って行くことで、効率化を始める前と後では劇的な時間の差が生まれることになります。その頃には効率化を考えるクセも身についているはずです。効率化を習慣化するころには、周りの人たちよりもスムーズに仕事を進められ、結果的に残業時間の短縮や自分の時間の創出ができていると思います。

まずは、どれか1つのテクニックで構いません。そのテクニックを使って仕事の時間短縮をしてみてください。
きっと、新しく生まれる時間が有意義なものに感じられることでしょう。

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