関数

よく使うデータ入力を効率化!VLOOKUP関数をマスターしよう

もうVLOOKUP関数で挫折しない!

さて、次の見積書っと…
それにしても、商品点数が多くなってくると、見積書を作るだけでも一苦労・・・
先輩、なにか良い方法ありませんか?
ん?セルちゃん、VLOOKUP関数は使ってないの?
え・・・VLOOKUP関数ですか?
実は以前にチャレンジしたんですけど、使い方がよく分からなくて挫折しちゃったんですよね
なるほどね。
確かに最初のうちは取っ付きにくいけれど、慣れちゃえばどうってことないよ。
よし!この機会にVLOOKUP関数をマスターしちゃおう!
ちょっと自信ないですけど頑張ります!
よろしくお願いします。

VLOOKUP関数のマスターが時間を作り出す秘訣

このように、VLOOKUP関数にチャレンジしてみたものの、上手くいかずに挫折してしまった人も少なくありません。
管理人の周りでも、データ入力で困っている人に使い方をレクチャーしていますが、みんな最初のうちはワケが分からず混乱してしまうことが多いです。

確かに最初のうちは難しく感じるかもしれませんが、この関数をマスターするだけでも業務は随分と効率化できます。
ぜひ、このページを見ながら実際に操作してVLOOKUP関数の便利さを体感してみてください。

使い方を説明する前に、VLOOKUP関数はどんな関数で何ができるのかを説明します。
関数の使い方を早く見たい方はこちらからショートカットできます。

VLOOKUP関数とは?

そもそも、VLOOKUP関数はどんな関数なのかを確認しましょう。

VLOOKUP関数は、ある特定の値に関連付けられたデータを取り出して表示する関数のこと

うーん、いまいちピンと来ないですよね?
もう少し掘り下げて解説します。

たとえば、お客様に渡す見積書を作成する仕事を想像してみてください。
見積書には、商品番号や商品名、定価や販売価格などさまざまな関連情報が含まれていますね。

1点や2点の商品であれば手入力で済ませるのも難しくありません。
でも商品点数が膨大だったり、複数のお客様向けに異なる見積書を作成するとなるとどうでしょう?

  • 何度も同じ内容を入力するので面倒
  • 手入力だと入力漏れやミスが増える
  • 手作業で膨大な仕事をこなすため時間が足りない

こんなトラブルが起こる原因になります。

そこで効果を発揮するのがVLOOKUP関数です。
商品コードを入力すると、それに関連付けられた商品名や価格などの情報を取り出して自動で表示してくれます。

すると、先ほど挙げたトラブルも起こりにくくなり、結果的に仕事が早く完了するのです。
では、VLOOKUP関数でどれくらい効率が良くなるのでしょうか。

VLOOKUP関数で、どれくらい効率化できるの?

操作する人や案件によって異なるので、具体的に何時間短縮できる・・・とは言えません。
なので、抽象的な表現でどれくらいの効率化ができるかお伝えします。

あくまで管理人のイメージですが、VLOOKUP関数を使えるようになると、その学習に掛かった時間や手間はあっという間に回収できてしまうほど超効率化が図れます。
つまり学習に10時間掛けたとしても、関数をマスターすることによって10時間以上の時間が短縮できるということです。
なぜなら、マスターしていなければ依然として手入力で時間を掛けているので、時間が経てば経つほどその差は開いていきます。

早く取り組んだほうが圧倒的に有利です。

なので、日頃から忙しくて時間がないと嘆いている人にこそ、一日でも早くVLOOKUP関数をマスターして欲しいのです。
慣れるまでは勉強が大変に感じるかもしれませんが、それを惜しんで手間のかかる作業をずっと繰り返し続ける時間の方がもったいないです。

きっと、世界が変わります。

世界が変わるっていうのは少し大袈裟かもしれませんが、実際に管理人はVLOOKUP関数を覚えてから様々な効率化を実現できるようになりました。それこそ残業時間も激減するほどの効果なので、ちょっとだけ気合い入れて頑張りましょう!

VLOOKUP関数の使い方

さっきから「世界が変わる」とか「未来の時間を買う」などとお伝えしているので、とにかく効率化ができるという事は分かると思います。
では、実際の仕事において、どんな場面でこの関数が役に立つのでしょうか?実際の例を出しながら説明していきます。

【実例】見積書の作成に絶大な効果!

ここでは自社商品の見積書作成を例にします。

VLOOKUP関数を使用しない場合

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